定期タスクはNotionの繰り返し機能を使おう！リマインドにも◎

こんにちは！株式会社フムフムでWEBメディア「ペコマガ」の運営をしている三國です。

フムフムではチームや個人のタスク管理にNotionを利用しているのですが、今回は「繰り返しタスク」の設定について説明します！

ちょっと機能面で足りないところもあるんですけど、一旦現状はこんな感じで使ってるよ〜というのをお伝えできればと思います。

繰り返しタスクを設定するべき場面

繰り返しタスク…と私は呼んでいるのですが、ここで言う「繰り返しタスク」は、「定期的にやってくる同じ内容のタスク」のことを言います。

例えば、

• 毎週月曜日にMTの準備をする
• 毎月20日にデータの集計をする

のような感じで「毎日」「毎週」「毎月」「毎週月水金」って感じに同じ頻度でやってくるタスクのことです！

“定期的”なタスクであれば、繰り返し機能を使うのがおすすめです！

繰り返しタスクの作り方

テンプレートを作成

まずは繰り返しタスクを「テンプレート」として作成します！

データベースの右上にある「新規」の三角ボタンを押してください。

その次に「新規テンプレート」をクリック。

すると、テンプレートを編集できます。
ここに繰り返しタスクの内容を書いていきます。

内容はタスクのデータベースをどんなふうに使っているかにもよるのですが…

ペコマガ編集部では、

• タイトル→タスク名
• 担当者→自分
• ステータス→未完了

の設定をしてあります。

実際の繰り返しタスクがこんな感じです！

ペコマガでは毎週LINEアカウントメディアにて記事の配信をおこなっているので、その設定を繰り返しタスクとして作ってあります。

繰り返し設定をする

テンプレートを作成すると、先程のリストに追加されているはず！

繰り返しの設定をしたいテンプレートの「…」をクリックします。

「繰り返し」をクリックすると、どの頻度で繰り返すかを設定できます。

例えば「毎週」をクリックすると、曜日やタスクを追加する時間まで設定できます！
ここでお好きな頻度を設定してください。

平日は毎日！だったらこんな感じですね。

あとは保存するだけ！
これで勝手にタスクが作られます♪

繰り返しタスクの不便なところ

繰り返すタスクを自動で作ってくれるのはめちゃくちゃありがたいんですが、1点不便に思ってるところがあります…

それは…

日付が指定できないこと〜！

弊社のタスク管理では「締切日」をそれぞれ設定して、締め切りの近いタスクが見えやすくなるようにしているのですが…

繰り返しタスクに自動で締切日を設定できないので、繰り返しタスクが作られるたびに手動で締切日を設定する必要があるのです。

調べたところ、関数を駆使して繰り返しタスクに締切日を設定する裏技があるそうな…！

>【Notion】「繰り返し機能」実装で、さらに便利に

ただ、弊社の場合はこれを導入するとなるとまた色々と時間がかかりそうなため一旦保留です…。

締切日を手動で設定する必要はあるものの、タスクが追加されたら通知が来るし、タスク一覧でも見れるのでリマインドとしては大いに役立っております！

今後、Notionのアップデートや新しい機能によって、このモヤモヤが解決する日が来るかもしれません！
期待して待ちます！
そのほかに実装できそうな方法を見つけたらまた追記しますね！